またタスクが増えた。
これを調べる。次にこれを確認する。そのあと別の資料も作る。
一つひとつを見ると、まったく意味がないわけではない。でも、仕事を進めながら自分の中にはずっと同じ疑問が残っていた。
このタスク、結局どこにつながってるんだ？
本来は、最初に「どこまで行きたいか」があるはずだと思う。
ゴールやマイルストーンがあって、今の状態との差を見る。その差を埋めるために必要なことをタスクにする。
でも実際には、目の前で「これもやった方がよさそうだ」「次はこれも必要そうだ」とタスクだけが増えていく進め方に出会うことがある。
それを全部終えれば、いつか自然に目的地へ着く。そんな進め方に見える。
自分はこのやり方がかなり苦手だ。
タスクは、現在地とゴールの差を埋めるためにある
自分の中では、仕事の順番はこうだ。
まず、何を目指しているのかを決める。
次に、今どこまでできているのかを見る。
その差を埋めるために、何が必要かを考える。
そこで初めてタスクが出てくる。
タスクから始めるのではなく、ゴールから逆算してタスクを作る。
この順番がないと、作業量だけは増えるのに、なぜそれをやっているのかが分からなくなる。
自分が仕事の中で何度もやってきたのは、曖昧なタスクをそのまま進めるのではなく、「そもそも何を完成させたいのか」「これは何のためにやるのか」を考え直すことだった。
一度そこを整理すると仕事は進む。
ただ、それが毎回自分の役割になると、別の違和感も出てくる。
なぜ毎回、タスクの意味をこちらで考え直さないといけないのか。
結局、最初にゴールが共有されていないからだと思う。
「何をやるか」より先に、「何ができたら終わりか」を決める
ゴールを置いたら、次に決めたいのが完了条件だ。
「設計を進める」 「資料を作る」 「調査する」
こうした言い方だけでは、どこまでやれば終わりなのか分かりにくい。
仕事には時間の制約がある。
だから自分にとって完了条件を決めることは、100点の成果物を定義することとは少し違う。
この期限の中で、どこまでできれば次へ進めるのかを決めることに近い。
会社の仕事では、無限に時間を使って最高の答えを探すことはできない。
有限の時間の中で、いちばんましな妥協点を探すことの方が多い。
だから、最初に「ここまで来たら一度判断できる」という線を置いておく。
そうすると、タスクは終わりのない作業ではなくなる。
依存関係は「作業の順番」より「どこで止まるか」で見る
ガントチャートを作る時は、作業Aの次に作業B、その次に作業C、と並べたくなる。
でも、実際に仕事を止めるのは、自分の作業時間だけではない。
誰かの判断が必要なのか。
レビューが必要なのか。
先に別の条件が決まらないと作れないものがあるのか。
後からそこが変わると、大きなやり直しになるのか。
自分は、こういう自分だけでは進められない部分を先に見つける方が重要だと思っている。
一日で終わる作業でも、その後に一週間の回答待ちがあるなら、早めに動かした方がいい。
逆に、自分一人でいつでも進められる作業なら、多少後ろでも調整できる。
予定をきれいに並べるより、まず「どこで止まりそうか」を見る。
レビュー日は、完成してから取らない
これは自分が実際にやっていて、若い人にも勧めている。
レビューが必要だと分かっているなら、成果物が完成する前に日程を押さえる。
作り終わってから、
「明日レビューしてください」
と頼んでも、相手には相手の予定がある。
会議が入っていたり、別の仕事があったりして、一週間先まで空いていないこともある。
自分の資料は完成しているのに、レビューを待つだけで仕事が止まる。
それはもったいない。
だから、作り始めた段階でレビュー日を決めてしまう。
そして、その日までに出せるところまで持っていく。
レビューは100%完成してからでなくてもいい。
20〜30%くらいでも、方向性についてなら話せることが多い。
「その方向は違う」 「そのままでいい」 「ここだけ先に確認した方がいい」
それくらいのフィードバックでも、後から全部作り直すよりずっといい。
早めに見せる理由は、相手が最初から答えを持っているとは限らないからでもある。途中のものを見て初めて、「やはりこちらの方針がいいかもしれない」と考えが変わることがある。その方針差に完成間際で気づくより、粗い段階で気づけた方が次の作業を止めにくい。
むしろ早い段階で一度方向を合わせておいた方が、その後の作業は進めやすい。
そこで初めて、ガントチャートを作る
ここまで来て、ようやく日付を並べる。
- 何を完成させたいのか
- どこまでできたら一区切りなのか
- 誰の判断が必要なのか
- 何が決まらないと次へ進めないのか
- いつレビューするのか
これが分かっていれば、ガントチャートは単なる「忙しそうな表」ではなくなる。
遅れた時も、ただ線を右へずらすのではなく、
「どの判断が遅れているのか」 「どの依存関係で止まっているのか」
を見直せる。
自分が嫌なのは、タスクをたくさん並べること自体ではない。
何を目指しているのか分からないまま、タスクだけが増えていくことだ。
タスクをこなすことと、計画を立てることは同じではない。
予定をきれいに描くより、まずゴールを決める。
そして、完了条件と止まる理由を先に見つける。
それができてからガントチャートを作った方が、自分にとっては仕事の意味がずっと分かりやすい。
